当初、2022年1月より適用されるはずだった電子帳簿保存法の改正内容は、
システムの導入や社内体制の整備が間に合わないという声を受け、
適用開始まで2年間の猶予期間が設けられましたが、
いよいよ、2024年1月より開始される予定となっています。
本コラムでは、電子帳簿保存法の改正内容につき、
わかりやすくポイントをお伝えできればと思います。
<電子帳簿保存法とは>電子帳簿保存法とは、
領収書、請求書などの書類を紙ではなく、
データで保存する方法を定めた法律です。
従来は、これらの書類は紙で保存することが求められていましたが、
一定の要件のもとにデータでの保存が認められることとなるとともに、
一部の取引についてはデータでの保存が義務付けられることとなります。
<保存すべき書類の書類>保存する書類は、大きく3つの種類に分けられています。
1電子帳簿等保存・・・会計ソフトで作成した決算書(貸借対照表、損益計算書)や、総勘定元帳、仕訳帳、売上帳、などの帳簿書類のデータでの保存この電子帳簿等保存については、
義務ではなく任意です。
そのため、従来通り紙で印刷して保存、でも問題ありませんが、
一定の要件を満たしていれば、データのまま保存することも認められています。
現状、市販されている会計ソフトの多くは、
電子帳簿保存法の要件を満たすように対応をされていると思いますので、
要件を満たすことは比較的容易かと思います。
2スキャナ保存・・・紙で受け取った請求書などのスキャニングした画像データでの保存このスキャナ保存についても、
義務ではなく任意です。
紙で受領した請求書、領収書などは、紙のまま保存しても問題ありませんが、
一定の要件を満たしていれば、スキャニングしてデータで保存することも認められています。
ただし、データ化した資料を適当にPC上に保管してあれば良いわけではなく、
資料を受領してから決められた期間内にスキャニングすることや、
一定のルールの下に検索できるようにしておくなど、
適用のための要件を満たす必要があります。
3電子取引データ保存PDFでメール添付などでやり取りしていた請求書などのデータでの保存こちらは、任意ではなく、義務です。(全ての法人・個人事業主が対象)
契約書、請求書、領収書などの書類をメール添付で受け取った場合や、
領収書をインターネット上でダウンロードして受領した場合などは紙で印刷して保存するのではなく、
データで保存する必要があります。
こちらも、日付、取引相手、金額、などで検索できるようにして保存をしておく必要があります。
(例)2023年3月1日に受領した、(株)××商事からの請求書、金額が税込33,000円・・・保存するファイル名を「20230301_(株)××商事_33000」などとつけて保存する。
もしくはエクセル等で索引簿を作成し、ファイルと関連付けて検索できるようにしておく方法も考えられます。
<まとめ>
・決算書等の帳簿書類・・・印刷して紙で保存でOK。データで保存もOK。
・紙で受領した請求書等・・・紙で保存でOK。スキャニングしてデータで保存もOK。
・データで受領した請求書等・・・データで保存しないとダメ。
<電子帳簿保存のメリットとデメリット>
<メリット>
経理業務の効率化、リモートワーク対応・省スペース化、コスト削減
主に、上記のようなことがメリットとして挙げられています。
コロナ禍をきっかけにリモートワーク化が進んでいる中、これまで、経理業務はどうしても紙での資料のやり取りが多く、リモート対応が難しかったのが、
書類の電子保存が進むと、経理業務もリモートで完結できるようになることが期待されています。
それにより、業務の効率化が検討できるほか、これまで大量の紙を消費したり、保存するスペースの確保、保管するためのコストなどがかかっていたものが削減されることが見込まれます。
<デメリット>
・システム導入にかかる時間、コスト・社内ルールの見直しや社員教育の手間
・セキュリティ対策デメリットとしては、導入のためのコスト等、ということになります。
浸透すれば結果的には効率化が見込まれるものの、これまで紙で対応していたものをデータ保存に移行するためには、専用のシステムの導入や、社内でのルールの徹底など、時間とお金がかかることが想定されます。
また、重要書類を全て電子化するとなると、万が一の場合のデータ流出のリスクは上がるため、セキュリティ対策はこれまで以上に求められることになりそうです。
国税庁のHPでは、電子帳簿等保存制度の特設サイトが設けられており、
各種規定のサンプルなどをダウンロードすることが可能です。
なお、令和5年度の税制改正でも、各種要件の緩和等の改正項目が盛り込まれています。
今後もまだ、細かな要件等が変更されていくことも予想されますので、
最新の情報に注目しつつ、来年の適用開始に向け、
整備を進めていただくことをご検討いただければと思います。
